Dalam bisnis banyak kegiatan yang melibatkan tanda tangan, mulai dari menandatangani kontrak kerja, persetujuan perjanjian, hingga dokumen penting lainnya. Tanda tangan merupakan salah satu bentuk autentifikasi yang paling umum digunakan dalam berbagai transaksi. Dulu untuk menanda tangani suatu dokumen dilakukan dengan cara tanda tangan basah diatas kertas menggunakan pulpen. Metode ini kurang aksesibel, terutama untuk tunanetra. Tunanetra memerlukan bantuan orang lain untuk mengarahkan tangan ke tempat tanda tangan. Beberapa tunanetra yang tidak bisa melihat sejak lahir tidak memiliki gambaran bagaimana bentuk tanda tangan.
Kini seiring perkembangan teknologi tanda tangan dapat dilakukan secara digital. Lantas apa itu tanda tangan digital? Bagaimana cara membuatnya? Apa kelebihan tanda tangan digital dibandingkan tanda tangan basah? Temukan penjelasan seputar tanda tangan digital dalam artikel ini serta cara tunanetra tanda tangan digital.
Apa Itu Tanda Tangan Digital
Dalam undang-undang nomor 19 tahun 2016 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, tanda tangan digital disebut dengan istilah tanda tangan elektronik. Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang melekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi. Tanda tangan digital dibuat dengan sistem kriptografi asimetris dengan menggunakan infrastruktur kunci publik.
Mengapa Tanda Tangan Digital?
Tanda tangan digital memiliki sejumlah kelebihan dibandingkan tanda tangan basah. Tanda tangan digital dapat dilakukan kapanpun dan dimanapun, sehingga lebih efisiensi waktu. Kelebihan lain adalah ramah lingkungan karena mengurangi penggunaan kertas. Biaya tanda tangan digital juga lebih murah sebab tidak perlu mencetak dokumen dalam bentuk kertas. Selain itu, potensi kerusakan tanda tangan digital lebih minim daripada tanda tangan diatas kertas. Dokumen berbentuk kertas dapat rusak jika terkena air atau api. Jika sudah rusak, maka tanda tangannya hilang. Hal ini tidak akan terjadi pada dokumen digital.
Cara Tanda Tangan Digital
Umumnya untuk membuat tanda tangan digital pada dokumen PDF atau Word cukup menyisipkan gambar. Adapun langkah-langkah tanda tangan digital dengan menyisipkan gambar sebagai berikut:
- Pengirim memberikan file dokumen kepada pihak yang perlu memberikan tanda tangan.
- Kemudian, penerima dapat membuka file menggunakan aplikasi pengolah dokumen seperti Adobe Acrobat Reader atau Microsoft Word.
- Setelah dokumen terbuka, pilih opsi insert di menu bar untuk menyisipkan gambar. Pastikan sudah memiliki file gambar tanda tanda tangan. Format file yang disarankan adalah jpg
- Lalu, tambahkan file gambar tanda tangan pada bagian dokumen yang telah ditentukan.
- Langkah terakhir atur ukuran dan posisi gambar tanda tangan digital tersebut sesuai tempat yang telah ditentukan tadi agar terlihat rapi dan profesional.
Tantangan Tunanetra dalam Tanda Tangan Digital
[gambar: cari gambar dokumen digital yang ditandatangani dengan salah (misal tanda tangannya tidak pas di kolom / ukurannya terlalu besar)]
Alt teks: foto dokumen digital di layar komputer dengan tanda tangan digital yang ukurannya terlalu besar dan letaknya berantakan menutupi teks
Membuat tanda tangan dengan cara menyisipkan gambar secara manual, mungkin tampak mudah bagi sebagian besar orang awas. Namun, bagi tunanetra metode tersebut menimbulkan tantangan tersendiri. Sama seperti tanda tangan diatas kertas, Tunanetra kesulitan memeriksa apakah tanda tangan telah ditempatkan di posisi yang tepat dan apakah ukurannya sesuai dengan dokumen.
Hal ini dapat menghambat proses penandatanganan dokumen secara efisien dan akurat. Padahal Adobe menyediakan berbagai fitur yang memungkinkan pembuatan tanda tangan digital yang lebih aksesibel. Salah satunya fitur Adobe sign. Dengan memanfaatkan Adobe sign tunanetra tidak memerlukan bantuan orang lain untuk tanda tangan digital. Lalu, bagaimana cara tunanetra tanda tangan digital?
Bagaimana Cara Tunanetra Tanda Tangan Digital di Adobe Sign
- Buka dokumen yang akan ditandatangani. File tersebut dapat ditemukan di email. Cari email dari “nama pengirim” via Adobe Acrobat Sign dengan subjek “Signature requested on [nama file]”. Adanya file di email mempermudah tunanetra menemukan file yang harus ditandatangani.
- Lalu, cari tombol review and sign. Klik tombol tersebut. Setelah diklik, user akan beralih ke halaman adobe sign.
- Jika Adobe sign sudah terbuka, klik continue
- Cari tap to sign. Disini ada dua cara yang bisa dipilih. Pertama, Upload gambar tanda tangan. Gambar tanda tangan diharuskan memiliki latar belakang berwarna putih. File gambar berbentuk jpg. Kedua, apabila tidak memiliki gambar, tunanetra dapat membuat tanda tangan dilayar. Disarankan menggunakan HP. Tunanetra tidak perlu takut tanda tangan akan menabrak tulisan dalam dokumen. Setelah selesai klik apply dan finish. Lewatkan proses keempat ini jika sudah memiliki tanda tangan digital.
- Proses terakhir, klik tap to sign.
- Selesai, dokumen sudah tertandatangani.
Proses Tanda Tangan Digital menggunakan Adobe Sign Mudahkan Tunanetra
Proses tanda tangan digital menggunakan Adobe Sign memudahkan semua orang bahkan tunanetra sekalipun. Tunanetra tidak perlu cemas salah tempat membubuhkan tanda tangan. Hal ini disebabkan lokasi tanda tangan sudah ditentukan dan diatur oleh admin atau pengirim. Tanda tangan, baik yang dibuat dengan upload gambar maupun dibuat langsung di layar akan otomatis menyesuaikan ke tempat yang sudah ditentukan tadi.
Kemudahan lain tanda tangan digital menggunakan Adobe Sign adalah pengguna cukup sekali mendaftarkan tanda tangannya ke sistem Adobe. Adobe akan secara otomatis menyimpan tanda tangan itu. Berbeda dengan metode manual yang mengharuskan pengguna menyisipkan gambar ke dokumen dan mengatur agar ukurannya sesuai setiap kali ingin tanda tangan.
Kelebihan Tanda Tangan Digital dengan Adobe Sign
Keamanan Data
Kepastian kesamaan informasi pada dokumen, informasi yang dikirimkan sebelum dan setelah penandatanganan adalah dokumen yang sama. Hal ini meningkatkan keamanan data.
Perlindungan dari perubahan dokumen pasca penandatanganan.
Isi dokumen tidak akan bisa diubah atau diedit jika telah melalui proses ini. Faktor inilah yang membuat tanda tangan digital dengan Adobe Sign lebih direkomendasikan daripada tanda tangan dengan menyisipkan gambar secara manual, sebab tanda tangan dengan cara tersebut rentan diedit.
Riwayat
Sertifikasi keamanan dan detail penandatangan persetujuan yang bisa dilacak.
Transparansi Proses
Penggunaan Adobe Sign dalam proses penandatanganan dokumen memberikan tingkat transparansi yang lebih tinggi dibandingkan dengan sekadar menyisipkan gambar tanda tangan. Hal ini disebabkan metode tanda tangan dengan Adobe Sign memerlukan permintaan persetujuan dari pihak yang bersangkutan sebelum tanda tangan dapat diterapkan. Mekanisme ini memastikan bahwa setiap tanda tangan yang terpasang telah dilakukan secara sadar dan sukarela.
Sebaliknya, penambahan gambar tanda tangan tanpa izin dapat berpotensi disalahgunakan, karena siapa pun bisa menyalin dan menempelkan gambar tersebut tanpa sepengetahuan pemiliknya. Hal ini dapat menimbulkan risiko pemalsuan tanda tangan dan menimbulkan masalah legal.
Memiliki kekuatan hukum.
Layaknya tanda tangan konvensional/basah, tanda tangan digital juga diakui oleh hukum di Indonesia. Pengakuan ini tertuang dalam undang-undang informasi dan transaksi elektronik serta peraturan pemerintah tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.
Itulah cara membuat tanda tangan digital. Meskipun terdapat berbagai metode tanda tangan digital, Suarise merekomendasikan untuk memilih menggunakan tanda tangan dengan Adobe Sign. Adobe Sign dapat menjembatani tunanetra dalam tanda tangan digital. Tunanetra dapat tanda tangan digital secara mandiri. Selain mendukung aksesibilitas, keamanannya lebih terjamin.
Yuk Implementasikan Tanda Tangan Digital yang Aksesibel
Setiap individu termasuk tunanetra berhak atas akses yang sama terhadap informasi. Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah menciptakan alur kerja yang aksesibel mencakup informasi dalam dokumen hingga tahap tanda tangan.
Suarise hadir dengan layanan Konsultasi, riset, audit dan pelatihan mengenai aksesibilitas digital (a11y). Layanan ini menjawab tantangan perusahaan yang kebingungan bagaimana cara bekerja dengan tunanetra, sebab belum pernah bertemu dengan tunanetra dalam konteks bekerja.
Suarise akan memberikan audit cara membuat dokumen, baik berbentuk word, pdf, presentasi, hingga excel agar bisa diakses tunanetra. Suarise juga dapat mencontohkan tahapan bagaimana cara tunanetra tanda tangan digital.
Ingin membuat proses kerja (workflow) di perusahaan Anda ramah disabilitas? Hubungi project@suarise.com untuk lebih lanjut.
Ditulis oleh Bayu Aji F.
Talent Content Writer Disabilitas Netra Suarise.
